Reuniones
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1. Ver listado de reuniones o crear una nueva
Al ingresar, se visualizará un listado de reuniones asignadas. En caso de no contar con ninguna reunión programada, es posible crear una nueva. Seleccione el botón "Nueva Reunión", ubicado en la parte superior izquierda. Al hacer clic, podrá elegir el tipo de reunión que desea crear.
Búsqueda de reuniones
En caso de necesitar buscar una reunión específica, puede utilizar los filtros disponibles:
Tipo de reunión: Seleccione el tipo de reunión que desea encontrar.
Año académico: Filtre por el año correspondiente.
2. Seleccionar y completar los datos de la reunión
Una vez seleccionado el tipo de reunión, podrá:
Cambiar el tipo de reunión: Si lo requiere, modifique el tipo de reunión antes de continuar.
Completar los datos obligatorios:
Tipo: El tipo de reunión seleccionado.
Fecha y hora: Indique la fecha y hora programadas.
Campo adicional: Dependiendo del tipo de reunión, complete el campo correspondiente:
Comisión de curso y Comisión de promoción: Seleccione el curso.
Departamento: Indique el área correspondiente.
Reunión de familias: Busque y seleccione al estudiante.
Una vez completados todos los datos, se habilitará el botón "Crear" para iniciar la reunión. Si no desea crear la reunión, puede cancelar el proceso sin guardar haciendo clic en el botón "Cancelar".
Nuevo campos habilitados
Al hacer clic en el botón "Crear", se habilitarán los demás campos de la reunión, lo que permitirá continuar con el proceso de manera sencilla e intuitiva.
3. Participantes
Dependiendo del tipo de reunión seleccionado, algunos participantes se agregarán automáticamente. Si este no es el caso, deberá añadir a los participantes manualmente de la siguiente manera:
Busque al participante en la caja de búsqueda y selecciónelo.
Repita el proceso para añadir a cada participante.
Nota: Este proceso solo será necesario en la primera reunión. Para reuniones posteriores, podrá copiar la lista de participantes de una reunión anterior utilizando el botón ubicado en la parte superior derecha del apartado de participantes, evitando la necesidad de ingresarlos nuevamente.
4. Configuraciones de Participantes
Los participantes cuentan con varias opciones de configuración:
Asistencia:
Al hacer clic sobre un participante, podrá marcarlo como presente o ausente.
2. Asignación de roles:
En el menú del participante (representado por los tres puntos), podrá asignar uno de los siguientes roles:
Familia: Para padres de familia.
Participante: Solo permite visualizar la reunión.
Responsable: Permite editar la reunión. Puede haber más de un responsable en una misma reunión.
3. Notificaciones:
Desde el mismo menú de opciones, podrá notificar la reunión al participante de manera individual.
En la parte final del apartado de participantes, también podrá notificar a todos los participantes de manera masiva.
Notificación individual: Al notificar a un participante, se mostrará inmediatamente una confirmación en pantalla: "Participante notificado con éxito".
Notificación masiva: Al notificar a todos los participantes, aparecerá un diálogo de confirmación para asegurar que desea enviar la notificación de manera masiva.
Notificación a participantes
Al notificar a un participante, este recibirá un correo electrónico con una invitación para visualizar la reunión a la que fue invitado. Desde el correo, podrá acceder directamente a la reunión y este tendrá un icono amarillo que indicará que ya fue notificado. Una vez notificado, no podrá enviar la notificación nuevamente.
Cambios en el tipo de reunión o estudiante
Tenga en cuenta que si realiza cambios en:
El tipo de reunión, o
El nombre del estudiante (en el caso de reuniones de familias),
los participantes previamente agregados se eliminarán automáticamente. Por lo tanto, deberá volver a añadirlos manualmente o copiarlos desde una reunión anterior.
5. Agenda
En este apartado, podrá redactar y organizar el contenido de la reunión según su preferencia. Cuenta con un menú de opciones básicas para formatear el texto (negrita, cursiva, viñetas, etc.).
Guardado automático: Si realiza una pausa mientras redacta, el texto se guardará automáticamente y se mostrará un aviso de "Agenda actualizada con éxito".
Errores: En caso de que aparezca un mensaje de error, verifique su conexión a internet o contacte al equipo de soporte para obtener asistencia.
Herramientas básicas
6. Desarrollo
Este apartado funciona de manera similar a la Agenda, pero está diseñado específicamente para redactar el desarrollo de la reunión. Aquí encontrará herramientas adicionales que le permitirán crear y formatear el documento según sus necesidades, tales como:
Opciones avanzadas de formato (tablas, imágenes, enlaces, etc.).
Herramientas para organizar y estructurar el contenido de manera más detallada.
Al igual que en la Agenda, el contenido se guardará automáticamente durante la redacción, y se mostrará un aviso de "Desarrollo actualizado con éxito" al realizar una pausa.
7. Adjuntar un archivo
Para adjuntar un archivo, siga estos pasos:
Diríjase al icono ubicado a la derecha en el apartado de desarrollo de la reunión.
2. Seleccione el archivo que desea adjuntar.
Una vez adjuntado, podrá:
Eliminar el archivo: Haciendo clic en el botón con la "X".
Visualizar el archivo: Haciendo clic en la imagen o icono del archivo.
Pegado de texto y tablas
Si pega texto desde otro sitio o añade una tabla desde Excel, el sistema conservará el formato original para que se ajuste a sus necesidades. Esto le permitirá mantener la estructura y el estilo del contenido que desea incluir en el desarrollo de la reunión.
8. Observador
En los tipos de reunión Comisión de Curso o Comisión de Promoción, podrá añadir un observador a un alumno. Para hacerlo:
Busque al alumno en el campo correspondiente.
Se habilitará un campo de texto donde podrá redactar el observador.
Adicionalmente, contará con las siguientes opciones:
Cancelar: Para descartar los cambios.
Guardar: Para confirmar y guardar el observador.
Una vez guardado, podrá:
Editar: Modificar el observador.
Eliminar: Borrar el observador.
Nota: Ambas opciones (editar o eliminar) requerirán una confirmación antes de ejecutarse.
9. Tareas
Podrá asignar una tarea a cualquier participante de la reunión. Para hacerlo:
Busque al participante en la caja de búsqueda.
Seleccione el participante y se habilitará la opción para asignar la tarea.
Decida si desea guardar la tarea o cancelar la acción.
Este proceso funciona de manera similar al apartado de Observador, con las siguientes características adicionales:
Notificación de tarea: Al asignar o editar una tarea, podrá notificar al usuario correspondiente. Este recibirá una notificación con la tarea asignada y un enlace para acceder directamente a la reunión y visualizar la tarea.
Nota: Una vez que se haya notificado la tarea al participante, solo podrá cambiar el estado de la tarea (Completada, Pendiente o Sin estado). No será posible realizar otras modificaciones.
Editar Tarea: Para modificar una tarea asignada, seleccione el icono de editar. Desde allí, podrá:
Cambiar el estado de la tarea (Hecho, Pendiente o Sin estado).
Guardar los cambios realizados.
Cancelar la acción si no desea aplicar los cambios.
Cambio de estado: Al editar una tarea, podrá cambiar su estado entre las siguientes opciones:
Completada: Indica que la tarea ha sido completada.
Pendiente: Indica que la tarea está en proceso o pendiente de realización.
Sin estado: La tarea no tiene un estado definido.
Nota: Al igual que en el apartado de Observador, las acciones de editar o eliminar una tarea requerirán una confirmación antes de ejecutarse.
Cerrar acta
Una vez que haya completado todos los campos, resuelto las tareas y finalizado la reunión, podrá dirigirse al botón "Cerrar Acta", ubicado en la parte superior. Al hacer clic, aparecerá un mensaje de confirmación advirtiendo que, al cerrar el acta, no podrá modificar nada de la reunión.
